Pourquoi automatiser sa comptabilité fournisseurs... et comment ?

 

Avis d'Expert par Florent Bavoux,

Directeur Europe du Sud Perceptive Software

 

Améliorer la productivité, maîtriser les dépenses, diminuer les risques d'erreur, optimiser les ressources, sécuriser les données, se conformer aux réglementations... si ces notions font partie du quotidien de nombreuses fonctions dans l'entreprise, elles sont d'autant plus présentes et indispensables dans les services comptables garants de la bonne santé financière de l'entreprise. Cela signifie de bien définir les besoins et les attentes afin de trouver les bons outils.

 

Concrètement, voici en 10 points les besoins qui reviennent le plus souvent dans les demandes des services comptables, et les solutions pour y répondre. En effet, comment faire pour :

 

1.     Simplifier la gestion des référentiels fournisseurs ?

Il faut pouvoir récupérer facilement l'ensemble des documents et des données fournisseurs et créer des workflows pour faciliter la configuration de nouveaux fournisseurs.

 

2.     Améliorer la transparence des opérations financières ?

Il est nécessaire de relier les pièces justificatives des écritures comptables aux transactions dans l'ERP, en facilitant l'accès - dans le cadre d'audits - à toute pièce justificative, telle que : e-mails, rapprochements, écritures comptables au sein de l'ERP.

 

3.     Rapprocher les référentiels achats et ventes et automatiser la récupération de TVA ?

Le point important est de capturer et indexer les documents et les informations liés aux ventes, les reçus, les factures, pour effectuer automatiquement les rapprochements comptables pour la récupération de la TVA.

 

4.     Améliorer les processus de supply chain ?

Il est indispensable d'analyser le processus d'achat afin de trouver et remédier aux goulots d'étranglement, en isolant les achats non référencés pour assurer un inventaire en temps réel.

 

5.     Raccourcir le cycle de paiement des factures et bénéficier d'escomptes fournisseurs ?

Les services doivent réduire la saisie manuelle de données et acheminer automatiquement les factures pour approbation et gestion des exceptions de manière optimale, afin de bénéficier d'escomptes et d'optimiser les flux de trésorerie.

 

6.     Créer des portails sécurisés pour simplifier les communications avec clients et fournisseurs ?

Il faut permettre aux clients et fournisseurs d'effectuer leurs transactions en ligne sur un portail sécurisé, en mettant à leur disposition, formulaires, bons de commandes ou factures, afin de pouvoir les intégrer directement dans les processus de workflow.

 

7.     Améliorer la réactivité aux audits ?

Les équipes d'audit doivent pouvoir disposer des échantillonnages de documents et d'informations extraits des processus comptables, en sélectionnant automatiquement factures, commandes, écritures, ou opérations de régularisation.

 

8.     Créer une synchronisation avec la comptabilité client et optimiser les flux de trésorerie ?

Il est essentiel de capturer les informations liées aux versements et automatiser la chaîne des règlements et l'alimentation des référentiels fournisseurs sécurisés, afin d'élaborer les rapprochements de manière automatique et transparente au processus de comptabilité client.

 

9.     Traiter rapidement les flux internes sans saisies manuelles superflues ?

Les entreprises doivent mettre à disposition des formulaires électroniques pour instruire les demandes de paiements ou de reçus pour tous les flux financiers en interne et effectuer un lien direct avec les processus comptables en interne, sans ressaisie manuelle ou scan supplémentaire.

 

10. Maîtriser les processus cartes de société et notes de frais ?

Il faut prévoir de capturer les reçus et les acheminer dans les processus de vérification, d'approbation, ou de rapprochement, afin de s'aligner avec les processus comptables. Relier automatiquement les justificatifs avec les transactions correspondantes dans l'ERP et systèmes internes.

 

Même si tous les professionnels concernés ne sont pas systématiquement confrontés à toutes ces problématiques, la mise en place d'une solution qui élimine le papier et les risques d'erreur tout en optimisant les processus comptables est une démarche souhaitée et indispensable pour les services comptables.

 

Cette démarche doit prévoir l'évolution des besoins en adoptant une solution évolutive qui facilite l'automatisation des actions et des processus, et dont le premier bénéfice est de s'intégrer parfaitement aux applications métiers et au système d'information de l'entreprise... Une solution qui facilite la vie et le travail des services comptables et bénéficie à l'entreprise et aux collaborateurs.